Pentru mulți dintre noi, emailul este poate cea mai intens folosită metodă de a comunica: atât în scop personal, cât și profesional. Astfel că, emailul a devenit una dintre cele mai populare forme, deoarece mulți utilizatori preferă să discute așa, în favoarea apelului telefonic. În medie, zilnic se trimit circa 250 de miliarde de emailuri, fapt pentru care poșta clasică a scăzut semnificativ la nivel mondial. Practic, emailul înlocuiește poșta obișnuită, unde îți trebuie foi, instrumente de scris, de corectat, plic, adresa și codul poștal al destinatarului, plus câteva zile lucrătoare pentru ca informația să ajungă unde trebuie. Printre avantajele „poștei digitale” se numără: rapiditatea (redactarea se face în câteva minute, iar trimiterea mesajului durează doar câteva secunde), comoditatea (faptul că nu trebuie să te deplasezi pentru a trimite mesajul într-un oficiu poștal, de exemplu), eficiența (pe lângă faptul că poți trimite mai multe tipuri de fișiere însoțite de text – word, ppt, pdf, mp4, JPEG, PNG, etc, dacă ai uitat să transmiți ceva, poți oricând să revii asupra mesajului cu un scurt reply). Dacă ești la început de drum, sfatul nostru este să apelezi la un curs de engleză pentru începători.
Email în engleză – Scrierea unui email în limba engleză
Există mai multe momente în care utilizăm e-mailul: la locul de muncă, atunci când vrem să comunicăm cu o instituție publică sau privată, sau cu o entitate academică, când dorim să reclamăm o nemulțumire, sau din contră, să scriem despre o experiență plăcută, etc. Dacă lucrezi într-o companie internațională, sau urmează să o faci, ori lucrezi cu persoane de diverse naționalități, ar trebui să știi să tehnoredactezi un email în limba engleză. Bineînțeles, se aseamănă cu cel în limba română, însă cu unele excepții și adăugiri.
Structura unui e-mail în engleză
Când vine vorba despre alcătuirea unui mail și cum trebuie să arate acesta, se cade să ai în vedere câteva aspecte generale, ce se află într-o strânsă legătură unele cu altele, și fără de care mailul nu ar fi întreg:
Scrierea adresei de e-mail a destinatarului
Când redactezi adresa de mail a cuiva, trebuie să ai în vedere atât numele persoanei, (dacă are punct, underscore, nume cu litere dublate, ori dacă numele și prenumele se scriu legat), cât și domeniul mailului:
• Poate fi de tip „outlook”, „gmail”, „yahoo”, „icloud” etc
• Poate avea denumirea companiei drept domeniu; exemplu: [email protected]
• Terminația poate fi „.ro”, ori „.com”, ori „.it” etc, în funcție de țara destinatarului. În cazul în care nu ai scris corect, și deci nu ai respectat cerințele de mai sus, este posibil ca mailul tău să ajungă la o cu totul altă persoană, ori să nu ajungă nicăieri, și implicit vrei primi o notă informativă de tip „Sorry, we were unable to deliver your message to the following address. //Unable to deliver message after multiple retries, giving up.” (adică „Ne pare rău, nu am reușit să livrăm mesajul dvs. la următoarea adresă. //Nu am reușit să livrăm mesajul după mai multe încercări, renunțăm.”).
Alegerea subiectului mailului:
Un alt aspect foarte important, pe lângă scrierea corectă a adresei de mail a destinatarului, este subiectul mailului. Acesta reprezintă primul contact pe care destinatarul îl are cu mesajul propriu-zis. E nevoie ca subiectul mailului să fie specific, concis, și să cuprindă esența textului pe care urmează ca destinatarul să-l citească. Ar trebui ca, după citirea subiectului de mail, destinatarul să aibă idee, în mare, despre ce anume urmează să lectureze. Câteva exemple de subiecte de mail:
• Program de iarnă – Winter schedule
• Solicitare venire la birou – Request to come to the office
• Invitație weekend – Weekend invitation
• Solicitare modificare raport – Request to amend report etc
Salutul și formule de adresare pentru mail în engleză
Salutul, dar și formele de adresare sunt deosebit de importante când vine vorba despre un mail în limba engleză, deoarece, asemenea subiectului acestuia, pregătesc destinatarul pentru informațiile ce urmează a sosi în fața ochilor săi. Pentru a începe un e-mail în engleză, după formula de salut se pune virgulă, iar apoi să lași unul- două rânduri libere. În acest fel, vei defini nivelul formalității. De asemenea, este important să utilizezi atât tonul, cât și salutul corespunzător. Exemple de formule de adresare în engleză:
a. Formal:
• Dragă [nume], … – Dear [name],…
• Bună dimineața, … – Good morning, …
• Bună ziua, … – Good afternoon, …
• Bună seara, … – Good evening, …
b. Informal:
• Bună, … – Hi, …
• Salut, … – Hello, …
• Salutări, … – Greetings, …
Cuprinsul mailului în engleză
Cuprinsul unui mail conține, de obicei, o frază de inițiere, care va face tranziția între salut și motivul pentru care scrii respectivul mail. Câteva exemple:
• Sper că acest mesaj să te găsească bine, în sensul în care „sper că ești bine, în regulă” – I hope this message finds you well
• Sper că ai avut un weekend bun (în cazul în care scrii mailul într-o zi de luni) – „I hope you had a good weekend”
• Sper că te-ai simțit bine în vacanță (dacă persoana respectivă tocmai și-a terminat concediul și a revenit la muncă) – I hope you had fun on your vacation
După această introducere, ai nevoie de o frază sau două prin care să explici motivul trimiterii respectivului mail. Însă, dacă deja ai scris în boxul pentru subiect ceva concret, destinatarul va avea deja o idee în minte care este motivul pentru care îi scrii. Câteva exemple de astfel de formulări:
- Scopul acestui e-mail este … – The purpose of this email is …
- Îți scriu pentru că … – I am writing to you because …
- Motivul pentru care îți scriu acest mail este … – The reason why I wrote you this email is ..
Acum, că am explicat toate formalitățile și pașii pentru demararea unui e-mail profesional în engleză, este timpul să scrii punctual ceea ce vrei să transmiți prin scrisoarea ta digitală. Recomandarea noastră este să vorbești cât mai precis, clar, fără metafore sau mesaje subliminale, pentru ca persoana căreia îi scrii să poată înțelege corect mesajul tău, și să nu lași loc de interpretări. Mesajul principal trebuie să conțină exact ceea ce te aștepți să primești de la persoana în cauză; de aceea, te sfătuim să îți pui ideile în ordine, iar dacă mesajul este mult prea lung, să-l secționezi pe paragrafe. Nu uita să recitești măcar o dată integral de la cap la coadă e-mailul pe care tocmai l-ai redactat: în acest fel, pe de o parte vizualizezi dacă persoana căreia îi trimiți ar înțelege ceea ce vrei să spui, iar pe de altă parte, verifici greșelile de scriere, ori gramaticale existente.
Formule de încheiere e-mail în engleză
Pentru a finaliza mailul, este necesară o formulă de încheiere. De obicei, aceasta constă într-o mulțumire, o urare, însoțită de semnătură, plus câteva informații suplimentare (compania la care lucrezi, funcția pe care o deții, numărul de telefon, logo-ul firmei, website-ul, etc). Prin această formulă de finalizare a mailului, arăți că ai încheiat ceea ce ai avut de transmis, iar informația a luat sfârșit. Exemple de formule de încheiere mail:
- Sincer, … – Sincerely, …
- Toate cele bune, … – Best regards, …
- Salutări calde, … – Kind regards, …
- Cordial, … – Cordially, …
Următoarea dată când ai de gând să scrii un mail profesional în limba engleză, nu uita să ai în vedere aspectele pe care ți le-am expus în articolul nostru. Ca un scurt rezumat, esența articolului este următoarea: adresa de email a destinatarului, subiectul și formula de început în primă fază, introducerea, motivul scrierii mailului și încheierea însoțită de nume și semnătură în faza a doua. Ca să-ți fie mai ușor, îți lăsăm un exemplu de mail profesional în engleză în pdf-ul de mai jos. Descarcă-l și învață limba engleză cu Burlington English!
